ВИКОНАВЧИЙ ОРГАН КИЇВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ
(КИЇВСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ)

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

від 23.01.2019 р. N 111

Київ

Про затвердження технологічних карток погодження проектів вихідних листів за підписом Київського міського голови та першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації

Відповідно до законів України "Про місцеві державні адміністрації", "Про місцеве самоврядування в Україні", постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року N 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності" (Постанова N 55), рішення Київської міської ради від 25 грудня 2012 року N 689/8973 "Про затвердження Положення про інформаційно-телекомунікаційну систему "Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва" (Положення N 689/8973), Регламенту виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), затвердженого розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 08 жовтня 2013 року N 1810 (Розпорядження N 1810), Інструкції з діловодства у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях, затвердженої розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 25 вересня 2018 року N 1747 (Розпорядження N 1747), з метою ефективного опрацювання проектів вихідних листів в інформаційно-телекомунікаційній системі "Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва":

1. Затвердити технологічну картку погодження проектів вихідних листів за підписом Київського міського голови, що додається.

2. Затвердити технологічну картку погодження проектів вихідних листів за підписом першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації, що додається.

3. Керівникам структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), головам районних в місті Києві державних адміністрацій неухильно дотримуватися вимог технологічних карток, затверджених згідно з пунктами 1 та 2 цього розпорядження.

4. Це розпорядження набирає чинності з 01 лютого 2019 року.

5. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступників голови Київської міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків.

 

Виконувач обов'язків голови

П. Пантелеєв

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)
23 січня 2019 року N 111

ТЕХНОЛОГІЧНА КАРТКА
погодження проектів вихідних листів за підписом Київського міського голови

I. Загальні положення

1. Технологічна картка погодження проектів вихідних листів за підписом Київського міського голови встановлює загальні вимоги до підготовки та погодження проектів вихідних листів за підписом Київського міського голови (далі - проекти вихідних листів) у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях, підприємствах, установах та організаціях, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва, а також підписання, реєстрації та надсилання вихідних листів за підписом Київського міського голови (далі - вихідні листи).

2. У цій Технологічній картці наведені нижче терміни вживаються в такому значенні:

головний виконавець - посадова особа, якій резолюцією Київського міського голови доручено підготувати проект вихідного листа самостійно або шляхом узагальнення інформації співвиконавців;

безпосередній виконавець - посадова особа, якій резолюцією головного виконавця доручено створити проект вихідного листа;

виконавець - посадова особа, якій резолюцією безпосереднього виконавця доручено створити проект вихідного листа;

візування - накладення посадовою особою електронного цифрового підпису на проект вихідного листа в електронній формі або власного підпису на проект вихідного листа в паперовій формі для засвідчення факту погодження проекту документа;

дерево електронних резолюцій - електронні резолюції у блоці "Хід виконання" системи електронного документообігу, які є наслідком виконання електронної резолюції вищого рівня та містять логічне посилання на відповідну електронну резолюцію;

літературне редагування - редакційне опрацювання та ретельне вичитування текстів проектів вихідних листів на відповідність нормам українського правопису та офіційно-ділового стилю української літературної мови, забезпечення правильності структури та композиції текстів, зокрема наявність обов'язкових реквізитів;

лист-відповідь - вихідний лист, підготовлений у відповідь на вхідний документ, у якому викладено результат його опрацювання;

система електронного документообігу - інформаційно-телекомунікаційна система "Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва", створена на базі програмного забезпечення електронного документообігу АСКОД;

пакет документів у електронній формі - потрібна кількість файлів документів, внесених у систему електронного документообігу до блоку "Файли" реєстраційно-моніторингової картки проекту вихідного листа;

пакет документів у паперовій формі - копії документів, які додаються до проекту вихідного листа в паперовій формі, та інші документи в паперовій формі, що містять інформацію про виконання вхідного документа, на який створено проект вихідного листа;

реєстратор - посадова особа апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), уповноважена на здійснення реєстрації вихідних листів;

система взаємодії - система електронної взаємодії органів виконавчої влади;

суб'єкти погодження - посадові особи, визначені резолюцією Київського міського голови, що візують проект вихідного листа;

співвиконавці - посадові особи, які беруть участь у опрацюванні вхідного документа та відповідають за підготовку і своєчасне надання пропозицій головному/безпосередньому виконавцю;

установи - структурні підрозділи виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районні в місті Києві державні адміністрації, підприємства, установи та організації, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва, територіальні органи міністерств та інших центральних органів виконавчої влади.

3. Погодження проектів вихідних листів здійснюється шляхом їх візування суб'єктами погодження.

Суб'єктами погодження проекту вихідного листа є перший заступник голови Київської міської державної адміністрації, заступники голови Київської міської державної адміністрації, керівник апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), голови районних в місті Києві державних адміністрацій та в разі потреби за дорученням Київського міського голови - керівники структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), керівники підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва, територіальних органів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади в частині питань, що належать до їх компетенції.

Строк погодження проекту вихідного листа не повинен перевищувати 2 робочі дні, а після доопрацювання - 1 робочий день.

Суб'єкт погодження візує проект вихідного листа лише в разі відсутності в нього зауважень. Погодження із зауваженнями не допускається.

Пропозиції суб'єктів погодження до проекту вихідного листа може бути викладено в режимі виправлень у вигляді нової редакції його окремих положень, виділених шрифтом чи кольором, відмінним від шрифту чи кольору основного тексту проекту вихідного листа, або відповідного запису в закладці "Коментар" блоку "Погодження" системи електронного документообігу.

Якщо суб'єкт погодження протягом зазначеного в реєстраційно-моніторинговій картці (далі - РМК) строку не погодив проект вихідного листа, система електронного документообігу автоматично вносить до РМК інформацію про погодження цього проекту за замовчуванням без накладення електронного цифрового підпису (крім погодження начальником юридичного управління апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), директором Департаменту фінансів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та літературного редагування).

Погодження проектів вихідних листів суб'єктами погодження, які не є користувачами інформаційно-телекомунікаційної системи "Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва", здійснюється шляхом листування у паперовій формі або засобами електронного зв'язку.

4. Надсилання проекту вихідного листа на погодження першому заступникові голови Київської міської державної адміністрації, заступникам голови Київської міської державної адміністрації, керівникові апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) відбувається через відповідні структурні підрозділи апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), які здійснюють контрольно-аналітичне забезпечення першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації, апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), у порядку, встановленому цією Технологічною карткою.

5. Проект вихідного листа, підготовлений на підпис Київському міському голові з ініціативи установи, погоджується в електронній формі відповідно до цієї Технологічної картки з додаванням до блоку "Файли" РМК проекту вихідного листа файлу супровідного листа на ім'я Київського міського голови з коротким викладенням причини необхідності підписання цього проекту Київським міським головою та з обов'язковим візуванням його заступником голови Київської міської державної адміністрації, який координує діяльність установи згідно з розподілом обов'язків.

6. Проект вихідного листа, головним виконавцем якого визначено голову районної в місті Києві державної адміністрації, візує перший заступник голови Київської міської державної адміністрації або заступник голови Київської міської державної адміністрації, який забезпечує здійснення повноважень виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) у відповідній галузі (сфері) згідно з розподілом обов'язків.

7. Підписання проекту вихідного листа здійснюється шляхом накладення електронного цифрового підпису з використанням електронної позначки часу, крім випадків наявності обґрунтованих підстав, визначених законодавством, для підготовки проекту вихідного листа в паперовій формі.

8. Система електронного документообігу забезпечує збереження усіх версій проекту вихідного листа в РМК. Редагування поточної версії блокується після підписання проекту вихідного листа.

9. Контроль за виконанням вимог цієї Технологічної картки здійснює управління аналітичного забезпечення Київського міського голови апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

10. Головний виконавець:

відповідає за відповідність змісту проекту вихідного листа суті питання, порушеного у вхідному документі;

за потреби інформує Київського міського голову про несвоєчасне подання пропозицій співвиконавцями;

візує проект вихідного листа;

вносить запис (звіт) у блок "Хід виконання" (дерево електронних резолюцій) системи електронного документообігу щодо факту виконання документа.

11. Безпосередній виконавець:

супроводжує проект вихідного листа з моменту розроблення до надсилання;

надає консультації, враховує пропозиції та зауваження співвиконавців;

здійснює постійний моніторинг розгляду та погодження проекту вихідного листа, зокрема і щодо додержання строків опрацювання;

персонально відповідає за остаточний варіант проекту вихідного листа в електронній формі, який надсилається на підпис Київському міському голові через систему електронного документообігу;

візує проект вихідного листа;

вносить запис (звіт) у блок "Хід виконання" (дерево електронних резолюцій) системи електронного документообігу щодо факту виконання документа.

12. Виконавець:

створює у системі електронного документообігу РМК проекту вихідного листа;

здійснює моніторинг погодження проекту вихідного листа на всіх етапах погодження;

доопрацьовує проект вихідного листа з урахуванням зауважень та пропозицій;

відповідає за сортування файлів у блоці "Файли" системи електронного документообігу та їх назви;

забезпечує правильність написання усіх зазначених у листі дат, номерів, заголовків документів, зокрема і нормативних документів, найменування установ, прізвищ, імен, по батькові, достовірність викладених фактів, цифр та дат;

відповідає за черговість доопрацювання проекту вихідного листа;

відповідає за оформлення проекту вихідного листа та додатків до нього, формування повного пакета документів у електронній формі та за наявності визначених законодавством підстав готує пакет документів у паперовій формі;

персонально відповідає за відповідність проекту вихідного листа в електронній формі проекту вихідного листа, виготовленого в разі обґрунтованих підстав, у паперовій формі;

у разі потреби додає до РМК проекту вихідного листа РМК документів, що стосуються виконання вхідного документа, в закладках "Вихідні документи" / "Внутрішні документи" / "Зв'язок з документами" тощо;

візує проект вихідного листа;

вносить запис (звіт) у блок "Хід виконання" (дерево електронних резолюцій) системи електронного документообігу щодо факту виконання документа.

13. Ім'я та прізвище безпосереднього виконавця та ім'я, прізвище й номер службового телефону виконавця зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.

14. Співвиконавці беруть участь в опрацюванні проекту вихідного листа в частині, що належить до їх компетенції.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне надання пропозицій щодо опрацювання вхідного документа згідно з дорученням безпосереднього керівника.

Пропозиції мають бути чітко обґрунтованими та надаватися виключно в електронній формі шляхом надсилання листа через систему електронного документообігу.

Для оперативного опрацювання наданих пропозицій листи надсилаються в текстовому редакторі Microsoft Word.

15. Якщо головний виконавець, визначений резолюцією Київського міського голови, не згоден з його рішенням, він може порушувати питання зміни резолюції перед Київським міським головою не пізніше наступного робочого дня після надходження документа на виконання.

Після узгодження питання виконавець вхідного листа зобов'язаний унести відповідні записи до блоку "Хід виконання" РМК вхідного документа.

16. Якщо Київський міський голова вносить до проекту вихідного листа редакційні правки, система електронного документообігу автоматично створює нову версію проекту електронного документа, яку за рішенням Київського міського голови може бути підписано без повторного візування.

17. Вихідні листи реєструються в апараті виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) в установленому порядку.

18. Підготовка проектів вихідних листів, що містять інформацію з обмеженим доступом, визначається Інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), затвердженою розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 07 березня 2017 року N 246 (Розпорядження N 246).

19. У питаннях організації діловодства під час погодження проектів вихідних листів, не врегульованих цією Технологічною карткою, потрібно керуватися вимогами Інструкції з діловодства у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях, затвердженої розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 25 вересня 2018 року N 1747 (Розпорядження N 1747) (далі - Інструкція з діловодства),

II. Етапи підготовки проектів вихідних листів

20. Процес підготовки проектів вихідних листів включає такі етапи:

опрацювання вхідного документа співвиконавцями;

опрацювання вхідного документа безпосереднім виконавцем, підготовка проекту вихідного листа виконавцем та його погодження;

погодження проекту вихідного листа головним виконавцем;

доопрацювання проекту вихідного листа виконавцем (у разі потреби);

погодження проекту вихідного листа суб'єктами погодження;

літературне редагування тексту проекту вихідного листа;

підготовка проекту вихідного листа на підпис в електронній формі;

надсилання проекту вихідного листа на підпис Київському міському голові через систему електронного документообігу;

підготовка проекту вихідного листа па підпис у паперовій формі (у разі потреби);

реєстрація вихідних листів;

надсилання електронних вихідних листів;

надсилання вихідних листів, створених у паперовій формі (у разі потреби);

закриття РМК вхідного документа, на який підготовлено вихідний лист.

Етапи, які стосуються вихідних листів у паперовій формі, здійснюються лише в разі наявності визначених законодавством підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі.

Опрацювання вхідного документа співвиконавцями

21. Після підписання Київським міським головою електронної резолюції до вхідного документа, на який необхідно підготувати проект вихідного листа, вхідний документ одночасно надходить на виконання усім співвиконавцям, серед яких, як правило, визначається головний виконавець.

22. Головний виконавець та співвиконавці вхідного документа можуть делегувати виконання доручення Київського міського голови виконавцям, які безпосередньо їм підпорядковані, або іншим посадовим особам в межах повноважень згідно з розподілом обов'язків шляхом створення електронної резолюції в РМК вхідного документа, не змінюючи суті завдання, з урахуванням особливостей накладення електронної резолюції, визначених Інструкцією з діловодства (Розпорядження N 1747).

23. Якщо головний виконавець або співвиконавець приймає рішення самостійно виконати завдання згідно з дорученням Київського міського голови, додержання процедури підготовки проекту вихідного листа, встановленої цією Технологічною карткою, забезпечує відповідний структурний підрозділ контрольно-аналітичного забезпечення першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступника голови Київської міської держаної адміністрації, керівництва апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), голів районних в місті Києві державних адміністрацій або відповідний структурний підрозділ установи головного виконавця або співвиконавця.

24. Співвиконавці розглядають вхідний документ у порядку, встановленому Інструкцією з діловодства (Розпорядження N 1747), накладають на нього електронні резолюції щодо визначення виконавців вхідного документа.

25. Виконання вхідного документа виконавцями передбачає збирання та опрацювання потрібної інформації, підготовку проекту листа-відповіді чи ініціативного документа, його оформлення, погодження, подання на підпис (затвердження) відповідному керівникові.

Виконавці вхідного документа, яким доручено підготовку листа-відповіді, створюють РМК проекту відповіді в системі електронного документообігу, забезпечують його погодження та підписання листа-відповіді в установленому Інструкцією з діловодства (Розпорядження N 1747) порядку.

26. Лист-відповідь надсилається головному виконавцю / безпосередньому виконавцю через систему електронного документообігу виключно в електронній формі у текстовому редакторі Microsoft Word протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, викладеного в резолюції Київського міського голови.

Опрацювання вхідного документа безпосереднім виконавцем, підготовка проекту вихідного листа виконавцем та його погодження

27. У дереві електронних резолюцій головного виконавця визначається безпосередній виконавець, який доручає виконавцю створити проект вихідного листа.

Виконавець готує проект відповіді вихідного листа з урахуванням пропозицій, що надійшли від співвиконавців, у встановленому порядку.

Якщо співвиконавці не надіслали пропозицій, виконавець зобов'язаний з'ясувати причину ненадання інформації всіма можливими засобами відповідно до повноважень.

28. Після узагальнення інформації та підготовки тексту проекту вихідного листа виконавець виконує такі дії:

створює РМК у системі електронного документообігу: АСКОД Навігатор => Проекти => Вихідна (проекти) => Нова;

заповнює РМК з дотриманням вимог Інструкції з діловодства (Розпорядження N 1747);

у закладці "Вид документа" обирає "Лист", якщо проект вихідного листа створювався на вхідний лист, який зареєстровано в управлінні документообігу та аналізу службової кореспонденції апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), або "Відповіді на звернення", якщо проект вихідного листа створено як відповідь на звернення громадян, яке зареєстровано в управлінні з питань звернень громадян апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації);

у блоці "Файли" додає файл з проектом вихідного листа, створеного у текстовому редакторі Microsoft Word на шаблоні відповідного бланку, затвердженого Інструкцією з діловодства (Розпорядження N 1747); створені виконавцем додатки розміщуються в одному файлі, а копії документів, що є додатками до проекту вихідного листа, окремим файлом з назвою "Додаток", які виконавець візує електронним цифровим підписом;

встановлює позначку "Головний" на потрібні файли документів;

забезпечує почергове розміщення файлів у блоці "Файли", використовуючи закладку "Індекс сортування";

у закладці "На вхідні номери" обирає РМК вхідного документа, на який готується відповідь;

формує у блоці "Файли" системи електронного документообігу папку, яку називає "Пакет документів", та вміщує у неї всі потрібні документи, які стосуються виконання документа, в електронній формі;

додатково за потреби в закладці "Зв'язок з документами" обирає потрібні документи із системи електронного документообігу;

візує проект вихідного листа шляхом накладення електронного цифрового підпису;

обирає у блоці "Погодження" вкладку "На погодження" => прізвище, ім'я, по батькові (далі - ПІБ) посадових осіб, які здійснюють внутрішнє візування проекту вихідного листа в установі, встановлює строк опрацювання, етап візування.

29. Після внутрішнього погодження проекту вихідного листа в установі виконавець обирає у блоці "Погодження" вкладку "На перевірку" => ПІБ головного виконавця, визначеного резолюцією Київського міського голови, та надсилає йому проект вихідного листа, встановлюючи строк опрацювання.

Погодження проекту вихідного листа головним виконавцем

30. РМК проекту вихідного листа надходить головному виконавцю у блок "Документи" сторінки "АСКОД Сьогодні" => НАДІЙШЛО => На перевірку.

31. Структурний підрозділ установи головного виконавця, який відповідно до повноважень здійснює приймання проектів вихідних листів у системі електронного документообігу, виконує такі дії:

опрацьовує проект вихідного листа та надає безпосередньому виконавцю / виконавцю пропозиції та зауваження в усній формі або виключно в електронній формі через систему електронного документообігу, використовуючи пропозиції блоку "Погодження", або шляхом листування службовою електронною поштою;

за результатами опрацювання проекту вихідного листа надає пропозиції головному виконавцю щодо погодження його без зауважень або повернення на доопрацювання із зауваженнями;

у разі погодження проекту вихідного листа без зауважень обирає у блоці "Погодження" вкладку "На погодження" => ПІБ головного виконавця та надсилає йому проект вихідного листа для погодження шляхом накладення електронного цифрового підпису;

у разі прийняття рішення головним виконавцем повернути проект вихідного листа на доопрацювання із зауваженнями обирає у блоці "Погодження" пропозицію "На доопрацювання" та викладає зауваження в закладці "Коментар".

Доопрацювання проекту вихідного листа виконавцем

32. Виконавець отримує РМК проекту вихідного листа у вікні "АСКОД Сьогодні" системи електронного документообігу в журналі "На доопрацювання", опрацьовує пропозиції головного виконавця, повний текст яких міститься у блоці "Аудит" або викладених у режимі виправлень до поточної версії проекту вихідного листа, та за результатами доповідає безпосередньому виконавцю.

33. Якщо безпосередній виконавець приймає (повністю або частково) надані зауваження, пропозиції, редакційні правки, виконавець вносить їх до поточної версії проекту вихідного листа, візує нову версію електронним цифровим підписом та надсилає на повторне погодження відповідно до Інструкції з діловодства (Розпорядження N 1747) та цієї Технологічної картки.

У разі незгоди з пропозиціями головного виконавця безпосередній виконавець вмотивовано відхиляє надані зауваження та пропозиції із зазначенням підстав у відповідному коментарі, що вноситься до РМК, з накладенням електронного цифрового підпису, після чого виконавець повертає проект вихідного листа на погодження у попередній редакції без перевізування, обираючи у блоці "Погодження" вкладку "На перевірку" => ПІБ головного виконавця.

34. Після погодження проекту вихідного листа головним виконавцем виконавець обирає у блоці "Погодження" вкладку "На перевірку", обирає суб'єктів погодження, визначених резолюцією Київського міського голови, встановлює строк та за потреби етапи погодження.

Погодження проекту вихідного листа суб'єктами погодження

35. РМК проекту вихідного листа надходить суб'єктам погодження у блок "Документи" сторінки "АСКОД Сьогодні" => НАДІЙШЛО => На перевірку.

36. Відповідний структурний підрозділ, який здійснює контрольно-аналітичне забезпечення першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступника голови Київської міської державної адміністрації, або відповідний структурний підрозділ установи суб'єкта погодження:

опрацьовує проект вихідного листа, надає безпосередньому виконавцю пропозиції та зауваження в усній або електронній формі через систему електронного документообігу, використовуючи пропозиції блоку "Погодження", або шляхом листування службовою електронною поштою;

за результатами опрацювання проекту вихідного листа надає пропозиції суб'єкту погодження щодо його погодження без зауважень або повернення на доопрацювання із зауваженнями;

у разі погодження проекту вихідного листа без зауважень обирає у блоці "Погодження" вкладку "На погодження" => ПІБ суб'єкта погодження та надсилає йому проект вихідного листа для погодження шляхом накладення електронного цифрового підпису;

у разі прийняття рішення про повернення проекту вихідного листа на доопрацювання у блоці "Погодження" обирає пропозицію "На доопрацювання" та викладає зауваження у закладці "Коментар".

37. Якщо після врахування зауважень проект вихідного листа або окремі його частини, погоджені іншими суб'єктами погодження, зазнали змін, що суттєво змінюють його зміст, виконавець направляє нову версію проекту вихідного листа на повторне погодження відповідно до вимог цієї Технологічної картки та Інструкції з діловодства (Розпорядження N 1747).

У разі незгоди з пропозиціями суб'єктів погодження безпосередній виконавець вмотивовано відхиляє надані зауваження та пропозиції із зазначенням підстав у відповідному коментарі, що вноситься до РМК, з накладенням електронного цифрового підпису, після чого повертає проект вихідного листа на погодження у попередній редакції без перевізування суб'єктами погодження, які погодили проект.

Літературне редагування тексту проекту вихідного листа

38. Після погодження проекту вихідного листа безпосереднім виконавцем, головним виконавцем та суб'єктами погодження виконавець виконує такі дії:

перевіряє оформлення проекту вихідного листа та заповнення необхідних полів РМК;

перевіряє повноту оформлення блоку "Файли" РМК проекту вихідного листа, який повинен містити такі файли:

проект вихідного листа на відповідному бланку зі збереженням версійності його опрацювання та встановлення на остаточній версії проекту вихідного листа і додатках, якщо вони є, відмітки "Головний";

додатки до проекту вихідного листа (у разі наявності);

папку "Пакет документів", яка містить файли листів-відповідей співвиконавців або установ, які надавали відповідь за дорученням співвиконавців; копії відповідей суб'єктів погодження, які не є користувачами інформаційно-телекомунікаційної системи "Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва", інші документи, на які є посилання у проекті вихідного листа;

"Картку погоджень" (обрати на верхній панелі РК "Друк" => Перелік електронних цифрових підписів), яку візує електронним цифровим підписом.

Якщо в "Картці погоджень" немає електронного цифрового підпису суб'єкта погодження, виконавець зобов'язаний з'ясувати причину непогодження та відобразити її шляхом внесення відповідного запису в "Картку погоджень" або повторного направлення проекту вихідного листа на погодження суб'єкту погодження.

39. Після перевірки РМК проекту вихідного листа виконавець направляє документ до відділу редагування документів та випуску розпоряджень управління контрольно-аналітичного забезпечення керівництва апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - відділ редагування документів та випуску розпоряджень), обираючи у блоці "Погодження" вкладку "На перевірку" => ПІБ відповідального працівника відділу редагування документів та випуску розпоряджень.

40. Відповідальний працівник відділу редагування документів та випуску розпоряджень визначає головного спеціаліста - літературного редактора (далі - літературний редактор) цього відділу, обираючи у блоці "Погодження" вкладку "На перевірку" => ПІБ літературного редактора.

41. Літературний редактор здійснює літературне редагування проекту вихідного листа, зокрема й клопотання щодо присвоєння звання, відзнаки, нагородження, подяки, грамоти; сертифіката на отримання ордера; довіреності; відповіді на петиції; привітання тощо, виключно в електронній формі.

Після редагування літературний редактор створює новий файл, називає його "Редагований", накладає на нього електронний цифровий підпис та натискає "Перевірити" у блоці "Погодження".

42. Після ознайомлення з відредагованим проектом вихідного листа виконавець зобов'язаний узгодити його зміст із безпосереднім виконавцем та підтвердити згоду шляхом накладення електронного цифрового підпису.

У разі незгоди з правками літературного редактора безпосередній виконавець доручає виконавцю обґрунтувати свою позицію літературному редакторові та внести відповідні зміни до проекту документа.

Виконавець вносить зміни до проекту документа, виділяючи їх шрифтом чи кольором, відмінним від шрифту чи кольору основного тексту проекту вихідного листа, називає файл "Повторна перевірка", накладає електронний цифровий підпис та обирає у блоці "Погодження" вкладку "На ознайомлення" => ПІБ відповідного літературного редактора.

43. Літературний редактор опрацьовує проект вихідного листа з урахуванням пропозицій виконавця, називає його "Редагований повторна перевірка", накладає на нього електронний цифровий підпис та натискає "Ознайомитись" у блоці "Погодження".

Після ознайомлення з повторно відредагованим документом виконавець зобов'язаний підтвердити згоду з його змістом шляхом накладення електронного цифрового підпису.

44. У разі нелогічності викладу змісту проекту вихідного листа, підготовки неповного пакета документів, які розкривають його суть, літературний редактор повертає виконавцю проект на доопрацювання та повторне погодження за потреби, обираючи пропозицію "На доопрацювання" у блоці "Погодження". Підставу повернення проекту вихідного листа літературний редактор викладає в закладці "Коментар" або під час спілкування з виконавцем за вказаним у проекті номером телефону.

Після доопрацювання виконавець називає файл "Доопрацьований" та обирає у блоці "Погодження" вкладку "На ознайомлення" => ПІБ відповідного літературного редактора.

Літературний редактор опрацьовує проект вихідного листа та в разі відсутності зауважень перейменовує його на "Редагований доопрацьований", накладає на нього електронний цифровий підпис та натискає "Ознайомитись" у блоці "Погодження".

Після ознайомлення з відредагованим доопрацьованим проектом вихідного листа виконавець зобов'язаний підтвердити згоду з його змістом шляхом накладення електронного цифрового підпису та встановити на цій версії проекту вихідного листа і додатках, якщо вони є, відмітку "Головний".

45. Під час літературного редагування проекту вихідного листа не допускається внесення правок, що змінюють зміст проекту або окремих його частин.

Підготовка проекту вихідного листа на підпис в електронній формі

46. Після літературного редагування виконавець обирає у блоці "Погодження" вкладку "На перевірку" та направляє РМК проекту вихідного листа відповідальному працівникові управління документообігу та аналізу службової кореспонденції апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - управління документообігу та аналізу службової кореспонденції) або управління з питань звернень громадян апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - управління з питань звернень громадян) залежно від того, де зареєстровано вхідний документ, на який підготовлено проект вихідного листа. Відповідального працівника управління документообігу та аналізу службової кореспонденції, управління з питань звернень громадян (далі - відповідальний працівник апарату) визначають керівники зазначених структурних підрозділів.

47. Відповідальний працівник апарату зобов'язаний перевірити:

якість та повноту оформлення РМК проекту вихідного листа щодо додержання вимог Інструкції з діловодства (Розпорядження N 1747) та цієї Технологічної картки;

наявність визначених виконавцем відміток "Головний" на остаточній версії проекту вихідного листа та додатках до нього в разі наявності;

наявність у блоці "Файли" папки "Пакет документів" та усіх потрібних документів у ній;

наявність потрібних віз шляхом накладення електронного цифрового підпису.

Відповідальний працівник апарату має право самостійно або за згодою виконавця виправити незначні порушення оформлення РМК проекту вихідного листа (зазначити кількість аркушів проекту вихідного листа, додатків до нього, виправити помилки в короткому змісті чи інших полях РМК тощо).

У разі виявлення порушень оформлення проекту вихідного листа чи пакета документів в електронній формі, які можуть впливати на суть і зміст проекту вихідного листа, відповідальний працівник апарату повертає РМК проекту вихідного листа виконавцю на доопрацювання, обираючи пропозицію "На доопрацювання" у блоці "Погодження".

Виконавець зобов'язаний вжити усіх необхідних заходів для усунення виявлених порушень у встановленому цією Технологічною карткою порядку.

48. Відповідальний працівник апарату після перевірки надсилає РМК проекту вихідного листа відповідальній особі управління аналітичного забезпечення Київського міського голови апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - відповідальна особа), обираючи у блоці "Погодження" вкладку "На перевірку" => ПІБ відповідальної особи.

Надсилання проекту вихідного листа на підпис Київському міському голові через систему електронного документообігу

49. Відповідальна особа опрацьовує проекти вихідних листів та інші документи, що стосуються виконання вхідного документа, в РМК проекту вихідного листа в електронній формі.

Після опрацювання відповідальна особа надсилає проект вихідного листа Київському міському голові на підпис, обираючи у блоці "Погодження" вкладку "На підпис" => ПІБ Київського міського голови, або повертає "На доопрацювання", зазначивши причину повернення в закладці "Коментар",

Якщо остаточна версія проекту вихідного листа надсилається Київському міському голові на підпис, відповідальна особа забезпечує блокування цієї версії шляхом конвертування файла з текстового редактора Microsoft Word у формат PDF, виконавши такі дії:

обрати остаточну версію проекту вихідного листа => правою кнопкою миші розкрити меню => обрати пропозицію "Конвертувати в PDF".

50. У разі повернення на доопрацювання РМК проекту вихідного листа надходить відповідальному працівникові апарату, який обирає у блоці "Погодження" вкладку "На ознайомлення" => ПІБ виконавця.

51. Виконавець зобов'язаний у найстисліший строк виконати усі необхідні дії для доопрацювання проекту вихідного листа в установленому цією Технологічною карткою порядку.

Підготовка проекту вихідного листа на підпис у паперовій формі

52. Якщо проект вихідного листа відповідно до законодавства створюється у паперовій формі та потребує особистого підпису Київського міського голови, виконавець забезпечує його погодження, літературне редагування та направлення відповідальному працівникові апарату відповідно до цієї Технологічної картки.

Одночасно з надсиланням проекту вихідного листа через систему електронного документообігу виконавець або інша особа, визначена безпосереднім керівником, власноруч передає примірник проекту вихідного листа в паперовій формі та паперовий пакет документів відповідальному працівникові апарату.

53. Паперовий пакет документів має містити:

проект вихідного листа в паперовій формі на відповідному нумерованому бланку;

додатки до проекту вихідного листа (у разі наявності), виготовлені в паперовій формі;

"Картку погоджень", завізовану виконавцем та безпосереднім виконавцем;

вхідний лист (копію), на який підготовлено проект вихідного листа;

"Коротку довідку про вхідний документ" з РМК "Вхідна поточна" (перейти у РМК "Проекти "Вихідна" через вкладку "На вхідні документи" до РМК вхідного документа, на який готується проект вихідного листа, та обрати на верхній панелі РМК "Друк" => Коротка довідка про вхідний документ), завізовану виконавцем.

54. Відповідальний працівник апарату забезпечує перевірку відповідності змісту проекту вихідного листа та пакета документів в електронній формі змісту проекту вихідного листа та пакета документів у паперовій формі та надсилає РМК проекту вихідного листа до управління аналітичного забезпечення Київського міського голови апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) у порядку, визначеному цією Технологічною карткою.

Проект вихідного листа в паперовій формі та пакет документів у паперовій формі відповідальний працівник апарату передає до управління аналітичного забезпечення Київського міського голови апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) за встановленим графіком.

Якщо відповідальний працівник апарату виявив порушення оформлення проекту вихідного листа у паперовій формі чи пакета документів у паперовій формі, виконавець може скористатися можливістю їх усунення на місці або звернутися до структурного підрозділу апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), який забезпечує контрольно-аналітичну діяльність першого заступника голови Київської міської державної адміністрації або заступника голови Київської міської державної адміністрації, який координує діяльність установи виконавця.

Реєстрація вихідних листів

55. Реєстрацію вихідних листів здійснює апарат виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації") відповідно до Інструкції з діловодства (Розпорядження N 1747) та Порядку розгляду звернень громадян у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), затвердженого розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 23 червня 2011 року N 1044 (Розпорядження N 1044).

56. Реєстрація вихідних листів здійснюється в автоматизованому або автоматичному режимі за фактом їх підписання.

Для забезпечення автоматизованої реєстрації РМК електронного вихідного листа, підписаного Київським міським головою, відповідальна особа обирає на верхній панелі РМК пропозицію "На реєстрацію", у закладці "Підрозділ реєстрації" обирає структурний підрозділ апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), який відповідно до повноважень здійснює реєстрацію вихідних листів.

РМК проекту вихідного листа надходить у папку "Надходження вихідна" системи електронного документообігу до реєстратора, який обирає пропозицію "Зареєструвати" на верхній панелі РМК, після чого система електронного документообігу автоматично створює РМК вихідного документа, в якій сформовано реєстраційний номер та дату реєстрації вихідного листа.

Під час автоматичної реєстрації після виконання дії "Підписати" система електронного документообігу автоматично присвоює проекту вихідного листа в електронній формі реєстраційний номер та дату реєстрації. Одночасно з накладенням на документ електронного цифрового підпису Київського міського голови файл конвертується у формат PDF із зазначенням на усіх сторінках документа QR-коду, який містить інформацію про підписувача, і штрих-коду, який містить назву установи, дату реєстрації та реєстраційний номер. Для розміщення QR-коду та штрих-коду нижнє поле бланка має бути встановленого системою електронного документообігу розміру, що відповідає його шаблону.

На вихідний лист у паперовій формі реєстратор проставляє реєстраційний номер та дату реєстрації, які було автоматично присвоєно системою електронного документообігу.

Надсилання вихідних листів через систему взаємодії

57. Надсилання вихідних листів незалежно від форми їх створення здійснюється через систему взаємодії відповідно до вимог Інструкції з діловодства (Розпорядження N 1747).

58. Під час надсилання вихідних листів через систему взаємодії потрібно враховувати такі особливості:

із системи електронного документообігу до системи взаємодії завантажуються зареєстровані електронні документи або засвідчені електронні копії документів;

цілісність електронного документа має бути підтверджена електронним цифровим підписом або електронною печаткою;

надсилати електронні документи, підписані електронним цифровим підписом тієї ж посадової особи, яку зазначено в тексті як підписувача;

у разі створення вихідного листа в паперовій формі адресатові надсилати лише його фотокопію, засвідчену електронною печаткою установи або електронним цифровим підписом посадової особи, уповноваженої на виконання таких функцій;

надсилати документи тільки користувачам системи взаємодії;

у разі надсилання документа декільком адресатам проставляти відмітку "Головний" на файлах, які стосуються адресата, та надсилати РМК вихідного листа почергово з відповідними змінами в полі РМК "Назва адресата".

59. Після підписання та реєстрації відповідальний працівник структурного підрозділу апарату або реєстратор перевіряє:

цілісність та справжність накладеного на вихідний лист електронного цифрового підпису підписувача;

заповнення всіх потрібних полів РМК вихідного листа;

наявність відміток "Головний документ" на файлах документів, які потрібно надсилати адресатові;

правильність назв адресатів у блоці "Адресати";

визначення виду доставки "Через СЕВ".

Після перевірки обирає в закладці "Відправити" на верхній панелі РМК вихідного листа пропозицію "Експортувати в систему взаємодії" та у блоці "Погодження" обирає вкладку "На ознайомлення" => ПІБ виконавця, зазначеного на бланку вихідного листа.

60. Відповідальний працівник апарату або реєстратор зобов'язаний перевіряти, чи доставлено вихідний лист у систему взаємодії, та факт його реєстрації в установі, якій його адресовано, в закладці РМК вихідного листа "Відмітка про отримання".

Якщо в закладці "Відмітка про отримання" РМК вихідного листа не відображаються інформаційні повідомлення про доставлення, реєстрацію або відмову в реєстрації, відповідальний працівник апарату або реєстратор у межах компетенції вживає усіх можливих заходів щодо забезпечення одержання адресатом відповідного вихідного листа.

Надсилання вихідних листів у паперовій формі

61. Вихідні листи в паперовій формі, створені за наявності відповідних підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі, надсилаються адресатам відповідно до вимог Інструкції з діловодства (Розпорядження N 1747) з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються кур'єрською, фельд'єгерською службами.

У разі створення вихідного листа в паперовій формі адресатові надсилається лише його фотокопія через систему взаємодії, крім випадку надсилання документів установі чи особі, які не є користувачами системи взаємодії, та документів, визначених пунктом 10 Інструкції з діловодства (Розпорядження N 1747).

62. Якщо адресат не є користувачем системи взаємодії або системи електронного документообігу, відповідальний працівник апарату або реєстратор створює паперову копію вихідного листа, вносить надані системою електронного документообігу дату та реєстраційний номер вихідного листа, на місці відтворення власноручного підпису вносить запис "Підписано електронним цифровим підписом", засвідчує копію печаткою установи (без зображення герба) згідно з вимогами Інструкції з діловодства (Розпорядження N 1747) та надсилає адресатові у визначений спосіб.

Якщо вихідний лист зареєстровано автоматично, на паперовій копії, що створюється до нього, візуалізуються QR-код та штрих-код.

Закриття РМК вхідного документа, на який підготовлено вихідний лист

63. З метою якісного опрацювання документів у системі електронного документообігу та формування номенклатурних справ для передачі до електронного архіву всі документи мають бути виконаними та закритими.

Для цього виконавці вхідного документа, зазначені у дереві резолюцій, зобов'язані завершити роботу в системі електронного документообігу, виконавши такі дії:

у блоці "Хід виконання" РМК вхідного документа в резолюції свого безпосереднього керівника в полі свого прізвища внести запис (звіт) про виконання доручення (дату та реєстраційний номер вихідного листа, причину відмови щодо погодження тощо) та обрати пропозицію "Виконати";

безпосередній керівник у разі згоди із запропонованим звітом обирає пропозицію "Підтвердити виконання" або повертає "На доопрацювання", зазначивши причину повернення в закладці "Коментар".

64. Забороняється вносити неконкретні (виконано, враховано, підготовлено проект листа тощо) записи (звіти) про виконання документа, в резолюції до якого встановлено завдання, або не вносити запису (звіту) у блок "Хід виконання" РМК вхідного документа.

65. У відповідному полі РМК вихідного листа зазначається індекс номенклатурної справи, до якої належить документ, з урахуванням того, що вхідний документ та вихідний лист належать до однієї номенклатурної справи.

 

Керівник апарату

Д. Загуменний

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)
23 січня 2019 року N 111

ТЕХНОЛОГІЧНА КАРТКА
погодження проектів вихідних листів за підписом першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації

I. Загальні положення

1. Технологічна картка погодження проектів вихідних листів за підписом першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації встановлює загальні вимоги до підготовки та погодження проектів вихідних листів за підписом першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації (далі - проекти вихідних листів) у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях, підприємствах, установах та організаціях, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва, а також підписання, реєстрації та надсилання вихідних листів за підписом першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації (далі - вихідні листи).

2. У цій Технологічній картці наведені нижче терміни вживаються у такому значенні:

головний виконавець - посадова особа, якій резолюцією першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступника голови Київської міської державної адміністрації доручено підготувати проект вихідного листа самостійно або шляхом узагальнення інформації співвиконавців;

виконавець - посадова особа, якій резолюцією головного виконавця доручено створити проект вихідного листа;

візування - накладення посадовою особою електронного цифрового підпису на проект вихідного листа в електронній формі або власного підпису на проект вихідного листа в паперовій формі для засвідчення факту погодження цією особою проекту документа;

дерево електронних резолюцій - електронні резолюції у блоці "Хід виконання" системи електронного документообігу, які є наслідком виконання електронної резолюції вищого рівня та містять логічне посилання на відповідну електронну резолюцію;

лист-відповідь - вихідний лист, підготовлений у відповідь на вхідний документ, у якому викладено результат його опрацювання;

система електронного документообігу - інформаційно-телекомунікаційна система "Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва", створена на базі програмного забезпечення електронного документообігу АСКОД;

пакет документів у електронній формі - потрібна кількість файлів документів, внесених до блоку "Файли" реєстраційно-моніторингової картки проекту вихідного листа;

пакет документів у паперовім формі - копії документів, які додаються до проекту вихідного листа в паперовій формі, та інші документи в паперовій формі, що містять інформацію про виконання вхідного документа, на який створено проект вихідного листа;

підписувач - перший заступник голови Київської міської державної адміністрації або заступник голови Київської міської державної адміністрації;

реєстратор - посадова особа апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), уповноважена на здійснення реєстрації вихідних листів;

система взаємодії - система електронної взаємодії органів виконавчої влади;

суб'єкти погодження - посадові особи, визначені резолюцією першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації, що візують проект вихідного листа;

співвиконавці - посадові особи, які беруть участь в опрацюванні вхідного документа та відповідають за підготовку та своєчасне надання пропозицій головному виконавцю;

установи - структурні підрозділи виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районні в місті Києві державні адміністрації, підприємства, установи та організації, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва, територіальні органи міністерств та інших центральних органів виконавчої влади.

3. Погодження проектів вихідних листів здійснюється шляхом їх візування суб'єктами погодження.

Суб'єктами погодження проекту вихідного листа є керівники структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), голови районних в місті Києві державних адміністрацій та в разі потреби за дорученням першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації (далі - заступник голови) - керівники підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва, територіальних органів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади в частині питань, що віднесені до їх компетенції.

Строк погодження проекту вихідного листа не повинен перевищувати 2 робочі дні, а після доопрацювання - 1 робочий день.

Суб'єкт погодження візує проект вихідного листа лише в разі відсутності в нього зауважень. Погодження із зауваженнями не допускається.

Пропозиції суб'єктів погодження до проекту вихідного листа може бути викладено в режимі виправлень у вигляді нової редакції його окремих положень, виділених шрифтом чи кольором, відмінним від шрифту чи кольору основного тексту проекту вихідного листа, або відповідного запису в закладці "Коментар" блоку "Погодження" системи електронного документообігу.

Якщо суб'єкт погодження протягом зазначеного в реєстраційно-моніторинговій картці (далі - РМК) строку не погодив проект вихідного листа, система електронного документообігу автоматично вносить до РМК інформацію про погодження цього проекту за замовчуванням без накладення електронного цифрового підпису (крім погодження начальником юридичного управління апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), директором Департаменту фінансів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

Погодження проектів вихідних листів суб'єктами погодження, які не є користувачами інформаційно-телекомунікаційної системи "Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва", здійснюється шляхом листування у паперовій формі або засобами електронного зв'язку.

4. Надсилання проекту вихідного листа на підпис заступникові голови здійснюють структурні підрозділи контрольно-аналітичного забезпечення першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) у встановленому цією Технологічною карткою порядку.

5. Проект вихідного листа, підготовлений на підпис заступникові голови з ініціативи установи, погоджується в електронній формі відповідно до цієї Технологічної картки з додаванням до блоку "Файли" РМК проекту вихідного листа файла супровідного листа на ім'я заступника голови з коротким викладенням причини необхідності підписання цього проекту.

6. Проект вихідного листа, головним виконавцем якого визначено голову районної в місті Києві державної адміністрації, візує заступник голови, який забезпечує здійснення повноважень виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) у відповідній галузі (сфері) згідно з розподілом обов'язків.

7. Підписання проекту вихідного листа здійснюється шляхом накладення електронного цифрового підпису з використанням електронної позначки часу, крім випадків наявності обґрунтованих підстав, визначених законодавством, для підготовки проекту вихідного листа у паперовій формі.

8. Система електронного документообігу забезпечує збереження усіх версій проекту вихідного листа в РМК. Редагування поточної версії блокується після підписання проекту вихідного листа.

9. Контроль за виконанням вимог цієї Технологічної картки здійснює відповідний структурний підрозділ контрольно-аналітичного забезпечення заступника голови Київської міської державної адміністрації або відповідний структурний підрозділ установи виконавця.

10. Головний виконавець:

відповідає за відповідність змісту проекту вихідного листа суті завдання, викладеного у вхідному документі;

супроводжує проект вихідного листа з моменту розроблення до надсилання;

надає консультації, враховує пропозиції та зауваження співвиконавців;

здійснює постійний моніторинг погодження та розгляду проекту вихідного листа, зокрема і щодо додержання строків опрацювання;

персонально відповідає за остаточний варіант проекту вихідного листа в електронній формі, який надсилається на підпис заступникові голови через систему електронного документообігу;

за необхідності інформує заступника голови про несвоєчасне подання пропозицій від співвиконавців;

візує проект вихідного листа;

вносить запис (звіт) у блок "Хід виконання" (дерево резолюцій) системи електронного документообігу щодо факту виконання документа.

11. Виконавець:

створює у системі електронного документообігу РМК проекту вихідного листа;

здійснює моніторинг погодження проекту вихідного листа на всіх етапах погодження;

доопрацьовує проект вихідного листа з урахуванням зауважень та пропозицій;

відповідає за сортування файлів у блоці "Файли" системи електронного документообігу та їх назви;

забезпечує правильність написання усіх зазначених у листі дат, номерів, заголовків документів, зокрема і нормативних документів, найменування підприємств, установ, організацій, прізвищ, імен, по батькові, достовірність викладених фактів, цифр та дат;

відповідає за черговість доопрацювання проекту вихідного листа;

відповідає за оформлення проекту вихідного листа та додатків до нього, формування повного пакета документів у електронній формі та за наявності підстав, визначених законодавством, виготовляє пакет документів у паперовій формі;

персонально відповідає за відповідність проекту вихідного листа в електронній формі проекту вихідного листа, виготовленого в разі наявності обґрунтованих підстав, у паперовій формі;

у разі потреби додає до РМК проекту вихідного листа РМК документів, що стосуються виконання вхідного документа, у закладках "Вихідні документи" / "Внутрішні документи" / "Зв'язок з документами" тощо;

візує проект вихідного листа;

вносить запис (звіт) у блок "Хід виконання" (дерево резолюцій) системи електронного документообігу щодо факту виконання документа.

12. Ім'я та прізвище безпосереднього виконавця та ім'я, прізвище й номер службового телефону виконавця зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.

13. Співвиконавці беруть участь в опрацюванні проекту вихідного листа в частині, що належить до їх компетенції.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне надання пропозицій щодо опрацювання вхідного документа згідно з дорученням безпосереднього керівника.

Пропозиції мають бути чітко обґрунтованими та надаватися виключно в електронній формі шляхом надсилання листа через систему електронного документообігу.

Для оперативного опрацювання наданих пропозицій листи надсилаються у текстовому редакторі Microsoft Word.

14. Якщо головний виконавець, визначений резолюцією заступника голови, не згоден з його рішенням, він може порушувати питання про зміну резолюції перед заступником голови не пізніше наступного робочого дня після надходження документа на виконання.

Після узгодження питання виконавець зобов'язаний внести відповідні записи до блоку "Хід виконання" РМК вхідного документа.

15. Якщо заступник голови вносить до проекту електронного документа редакційні правки, система електронного документообігу автоматично створює нову версію проекту електронного документа, яку за його рішенням може бути підписано без повторного погодження.

16. Підготовка проектів вихідних листів, що містять інформацію з обмеженим доступом, визначається Інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), затвердженою розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 07 березня 2017 року N 246 (Розпорядження N 246).

17. З питань організації діловодства під час погодження проектів вихідних листів, не врегульованих цією Технологічною карткою, потрібно керуватися вимогами Інструкції з діловодства у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях, затвердженої розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 25 вересня 2018 року N 1747 (Розпорядження N 1747) (далі - Інструкція з діловодства).

II. Етапи підготовки проектів вихідних листів

18. Процес підготовки проектів вихідних листів включає такі етапи:

опрацювання вхідного документа співвиконавцями;

опрацювання вхідного документа виконавцем, підготовка проекту вихідного листа;

внутрішнє візування проекту вихідного листа;

погодження проекту вихідного листа головним виконавцем;

доопрацювання проекту вихідного листа виконавцем (у разі потреби);

підготовка проекту вихідного листа на підпис в електронній формі;

підготовка проекту вихідного листа на підпис у паперовій формі (у разі потреби);

реєстрація вихідних листів;

надсилання вихідних листів через систему взаємодії;

надсилання вихідних листів у паперовій формі;

закриття РМК вхідного документа, на який підготовлено вихідний лист.

Етапи, які стосуються вихідних листів у паперовій формі, здійснюються лише в разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі, визначених законодавством.

Опрацювання вхідного документа співвиконавцями

19. Після підписання заступником голови електронної резолюції до вхідного документа, на який потрібно підготувати проект вихідного листа, вхідний документ одночасно надходить на виконання усім співвиконавцям, серед яких, як правило, визначається головний виконавець.

20. Головний виконавець та співвиконавці вхідного документа можуть делегувати виконання доручення заступника голови виконавцям, які безпосередньо їм підпорядковані, або іншим посадовим особам у межах повноважень згідно з розподілом обов'язків шляхом створення електронної резолюції в РМК вхідного документа, не змінюючи суті завдання, з урахуванням особливостей накладення електронної резолюції, визначених Інструкцією з діловодства (Розпорядження N 1747).

21. Співвиконавці розглядають вхідний документ у порядку, встановленому Інструкцією з діловодства (Розпорядження N 1747), накладають на нього електронні резолюції щодо визначення виконавців вхідного документа, надають головному виконавцю / виконавцю пропозиції та зауваження в усній формі або виключно в електронній формі через систему електронного документообігу, використовуючи пропозиції блоку "Погодження", або шляхом листування службовою електронною поштою.

22. Виконання вхідного документа виконавцями передбачає збирання та опрацювання потрібної Інформації, підготовку проекту листа-відповіді чи ініціативного документа, його оформлення, погодження, подання на підпис (затвердження) відповідному керівникові.

23. Виконавці вхідного документа, яким доручено підготовку листа-відповіді, створюють РМК проекту відповіді в системі електронного документообігу, забезпечують його погодження та підписання листа-відповіді в установленому Інструкцією з діловодства (Розпорядження N 1747) порядку.

24. Лист-відповідь надсилається головному виконавцю через систему електронного документообігу виключно в електронній формі у текстовому редакторі Microsoft Word протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, викладеного в резолюції заступника голови.

Опрацювання вхідного документа виконавцем, підготовка проекту вихідного листа

25. У дереві електронних резолюцій головний виконавець визначає виконавця, якому доручає створити проект вихідного листа.

Виконавець готує проект відповіді вихідного листа з урахуванням пропозицій, що надійшли від співвиконавців.

Якщо співвиконавці не надали пропозицій до проекту вихідного листа, виконавець зобов'язаний з'ясувати причину ненадання інформації всіма можливими засобами відповідно до повноважень.

26. Після узагальнення інформації співвиконавців та підготовки тексту проекту вихідного листа виконавець виконує такі дії:

створює РМК проекту вихідного листа у системі електронного документообігу: АСКОД Навігатор => Проекти => Вихідна (проекти) => Нова;

заповнює РМК з дотриманням вимог Інструкції з діловодства (Розпорядження N 1747);

у закладці "Вид документа" обирає "Лист", якщо проект вихідного листа створено на вхідний лист, який зареєстровано в управлінні документообігу та аналізу службової кореспонденції апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), або "Відповіді на звернення", якщо проект вихідного листа створено як відповідь на звернення громадян, яке зареєстровано в управлінні з питань звернень громадян апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації);

у блоці "Файли" додає файл з проектом вихідного листа, створеного у текстовому редакторі Microsoft Word на шаблоні відповідного бланку, затвердженого Інструкцією з діловодства (Розпорядження N 1747); створені виконавцем додатки розміщуються в одному файлі, а копії документів, що є додатками до проекту вихідного листа, - окремим файлом з назвою "Додаток", які виконавець візує електронним цифровим підписом;

встановлює позначку "Головний" на потрібні файли документів;

забезпечує почергове розміщення файлів у блоці "Файли", використовуючи закладку "Індекс сортування";

у закладці "На вхідні номери" обирає РМК вхідного документа, на який готується відповідь;

формує у блоці "Файли" системи електронного документообігу папку, яку називає "Пакет документів", та вміщує у неї всі потрібні документи, які стосуються виконання документа, в електронній формі;

додатково за потреби в закладці "Зв'язок з документами" обирає потрібні документи із системи електронного документообігу;

візує проект вихідного листа шляхом накладення електронного цифрового підпису;

обирає у блоці "Погодження" вкладку "На погодження" => прізвище, ім'я, по батькові (далі - ПІБ) посадових осіб, які здійснюють внутрішнє візування проекту вихідного листа в установі згідно з вимогами Інструкції з діловодства (Розпорядження N 1747), встановлює строк опрацювання, етап візування.

Внутрішнє візування проекту вихідного листа

27. РМК проекту вихідного листа надходить посадовим особам установи головного виконавця, які здійснюють внутрішнє візування відповідно до Інструкції з діловодства (Розпорядження N 1747), у блок "Документи" сторінки "АСКОД Сьогодні => "НАДІЙШЛО" => "На погодження".

28. У разі згоди із запропонованим проектом вихідного листа посадова особа візує його електронним цифровим підписом.

У разі прийняття рішення повернути проект вихідного листа на доопрацювання із зауваженнями посадова особа обирає у блоці "Погодження" пропозицію "На доопрацювання" та викладає зауваження у вікні "Коментар" або вносить зауваження й пропозиції в режимі редакційних правок безпосередньо до тексту проекту вихідного листа.

29. Якщо проект вихідного листа повернуто на доопрацювання, виконавець виконує такі дії:

у вікні "АСКОД Сьогодні" системи електронного документообігу обирає РМК проекту вихідного листа в журналі "На доопрацювання",

опрацьовує зауваження, повний текст яких міститься у блоці "Аудит";

доповідає безпосередньому керівникові пропозиції та узгоджує з ним подальші дії щодо проекту вихідного листа;

виконує усі потрібні дії у РМК проекту вихідного листа після врахування пропозицій щодо його доопрацювання та ставить відмітку в блоці "Погодження" перед ПІБ посадової особи, яка надіслала документ на доопрацювання. Після збереження РМК проект вихідного листа надійде повторно на візування посадовій особі.

Погодження проекту вихідного листа головним виконавцем

30. Після внутрішнього візування проекту вихідного листа в установі виконавець обирає у блоці "Погодження" вкладку "На погодження" => ПІБ головного виконавця та надсилає йому проект вихідного листа, встановлюючи строк опрацювання.

31. Головний виконавець, який отримав проект вихідного листа, має його погодити або повернути на доопрацювання із вмотивованими зауваженнями та пропозиціями протягом строків, визначених у цій Технологічній картці.

У разі погодження без зауважень головний виконавець накладає на проект вихідного листа електронний цифровий підпис.

У разі прийняття рішення повернути проект вихідного листа на доопрацювання головний виконавець обирає у блоці "Погодження" пропозицію "На доопрацювання" та викладає зауваження у вікні "Коментар" або вносить зауваження в режимі редакційних правок безпосередньо до тексту проекту вихідного листа.

Доопрацювання проекту вихідного листа виконавцем

32. Виконавець отримує РМК проекту вихідного листа у вікні "АСКОД Сьогодні" системи електронного документообігу в журналі "На доопрацювання", опрацьовує зауваження головного виконавця, повний текст яких міститься у блоці "Аудит" або які викладено в режимі виправлень до поточної версії проекту вихідного листа, вносить до тексту відповідні зміни та надсилає головному виконавцю оновлену версію проекту вихідного листа.

33. Після погодження проекту вихідного листа головним виконавцем виконавець виконує такі дії:

перевіряє оформлення проекту вихідного листа та заповнення потрібних полів РМК;

перевіряє повноту оформлення блоку "Файли" РМК проекту вихідного листа, який повинен містити такі файли:

проект вихідного листа на відповідному бланку зі збереженням версійності його опрацювання та встановлення на остаточній версії проекту вихідного листа і додатках, якщо вони є, відмітки "Головний";

додатки до проекту вихідного листа (у разі наявності);

папку "Пакет документів", яка містить файли листів-відповідей співвиконавців або установ, які надавали відповідь за дорученням співвиконавця; копії відповідей суб'єктів погодження, які не є користувачами інформаційно-телекомунікаційної системи "Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва", інші документи, на які є посилання у проекті вихідного листа;

"Картку погоджень" (вибрати на верхній панелі РМК "Друк" => "Перелік електронних цифрових підписів"), яку візує електронним цифровим підписом.

34. Якщо в "Картці погоджень" немає електронного цифрового підпису суб'єкта погодження, виконавець зобов'язаний з'ясувати причину непогодження та відобразити її шляхом внесення відповідного запису в "Картку погоджень" або повторного направлення проекту вихідного листа на погодження суб'єктові погодження.

Підготовка проекту вихідного листа на підпис в електронній формі

35. Після перевірки наявності всіх потрібних погоджень виконавець обирає у блоці "Погодження" вкладку "На перевірку" та надсилає РМК проекту вихідного листа заступникові голови, який доручив підготувати проект вихідного листа.

36. Проект вихідного листа надходить відповідальному працівникові структурного підрозділу апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), який здійснює контрольно-аналітичне забезпечення відповідного заступника голови Київської міської державної адміністрації (далі - відповідальний працівник структурного підрозділу апарату).

37. Відповідальний працівник структурного підрозділу апарату зобов'язаний перевірити повноту та якість оформлення проекту вихідного листа відповідно до Інструкції з діловодства (Розпорядження N 1747) і цієї Технологічної картки, відповідність змісту листа-відповіді суті вхідного документа і нормам українського правопису, наявність потрібних погоджень.

38. Відповідальний працівник структурного підрозділу апарату опрацьовує проекти вихідних листів та інші документи, що стосуються виконання вхідного документа, в РМК проекту вихідного листа в електронній формі.

39. У разі виявлення порушень оформлення проекту вихідного листа чи пакета документів у електронній формі, які можуть впливати на суть і зміст проекту вихідного листа, відповідальний працівник структурного підрозділу апарату повертає РМК проекту вихідного листа виконавцю на доопрацювання, обираючи у блоці "Погодження" пропозицію "На доопрацювання" із зазначенням причини повернення в закладці "Коментар".

40. Виконавець зобов'язаний у найстисліший строк вчинити усі необхідні заходи для усунення виявлених порушень у встановленому цією Технологічною карткою порядку.

41. Відповідальний працівник структурного підрозділу апарату має право самостійно або за згодою виконавця виправити незначні порушення оформлення РМК проекту вихідного листа (зазначити кількість аркушів проекту вихідного листа, додатків до нього, виправити помилки в короткому змісті чи інших полях РМК тощо).

Якщо до проекту вихідного листа немає зауважень, відповідальний працівник структурного підрозділу апарату надсилає проект заступникові голови на підпис, обираючи у блоці "Погодження" вкладку "На підпис" => ПІБ заступника голови.

42. Якщо на підпис заступникові голови надсилається остаточна версія проекту вихідного листа, відповідальний працівник структурного підрозділу апарату забезпечує блокування цієї версії шляхом конвертування файла з текстового редактора Microsoft Word у формат PDF, виконавши такі дії:

обрати остаточну версію проекту вихідного листа => правою кнопкою миші розкрити меню => обрати пропозицію "Конвертувати в PDF".

43. Заступник голови підписує проект вихідного листа шляхом накладення електронного цифрового підпису або повертає на доопрацювання у разі незгоди з текстом проекту вихідного листа.

44. Відповідальний працівник структурного підрозділу апарату надсилає РМК проекту вихідного листа виконавцю, обираючи у блоці "Погодження" пропозицію "На доопрацювання" із зазначенням причини повернення в закладці "Коментар".

45. Виконавець отримує РМК проекту вихідного листа у вікні "АСКОД Сьогодні" системи електронного документообігу в журналі "На доопрацювання", опрацьовує зауваження заступника голови, повний текст яких міститься у блоці "Аудит", та за результатами доповідає головному виконавцю.

46. Якщо головний виконавець приймає (повністю або частково) надані зауваження, пропозиції, редакційні правки, виконавець вносить їх до поточної версії проекту вихідного листа, візує нову версію електронним цифровим підписом та надсилає на повторне погодження відповідно до Інструкції з діловодства (Розпорядження N 1747) і цієї Технологічної картки.

У разі незгоди із зауваженнями заступника голови головний виконавець вмотивовано відхиляє надані зауваження та пропозиції із зазначенням підстав у відповідному коментарі, що вноситься в РМК, з накладенням електронного цифрового підпису, після чого виконавець повертає проект вихідного листа на погодження у попередній редакції без перевізування, обираючи у блоці "Погодження" вкладку "На перевірку" => ПІБ заступника голови.

47. Якщо після врахування зауважень проект вихідного листа або окремі його частини, погоджені іншими суб'єктами погодження, зазнали змін, що суттєво змінюють зміст документа, виконавець надсилає нову версію проекту на повторне візування суб'єктам погодження відповідно до вимог цієї Технологічної картки та Інструкції з діловодства (Розпорядження N 1747).

Підготовка проекту вихідного листа на підпис у паперовій формі

48. Якщо проект вихідного листа відповідно до законодавства створюється у паперовій формі та потребує особистого підпису заступника голови, виконавець забезпечує його погодження, направлення відповідальному працівникові структурного підрозділу апарату відповідно до цієї Технологічної картки.

Одночасно з надсиланням проекту вихідного листа через систему електронного документообігу виконавець або інша особа, визначена безпосереднім керівником, власноруч передає примірник проекту вихідного листа у паперовій формі та паперовий пакет документів до відповідального працівника структурного підрозділу апарату.

49. Паперовий пакет документів має містити:

проект вихідного листа на відповідному нумерованому бланку;

додатки до проекту вихідного листа (у разі наявності);

"Картку погоджень", завізовану виконавцем, безпосереднім керівником та головним виконавцем;

вхідний лист (копію), на який підготовлено проект вихідного листа;

"Коротку довідку про вхідний документ" із РМК "Вхідна поточна" (перейти у РМК "Проекти "Вихідна" через вкладку "На вхідні документи" на РМК вхідного документа, на який готується проект вихідного листа, та вибрати на верхній панелі РМК "Друк" => "Коротка довідка про вхідний документ"), завізовану виконавцем.

50. Відповідальний працівник структурного підрозділу апарату:

здійснює перевірку відповідності змісту проекту вихідного листа та пакета документів в електронній формі змісту проекту вихідного листа та пакета документів у паперовій формі;

перевіряє наявність потрібних документів у РМК та у паперовому пакеті документів;

надсилає РМК проекту вихідного листа на підпис заступникові голови через систему електронного документообігу в порядку, визначеному цією Технологічною карткою;

забезпечує передавання проекту вихідного листа в паперовій формі разом з паперовим пакетом документів на підпис заступникові голови за встановленим графіком.

51. Якщо відповідальний працівник структурного підрозділу апарату виявив порушення оформлення проекту вихідного листа в паперовій формі чи пакета документів у паперовій формі, виконавець може скористатися можливістю їх усунення на місці.

Реєстрація вихідних листів

52. Реєстрацію вихідних листів здійснює апарат виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) відповідно до Інструкції з діловодства (Розпорядження N 1747) та Порядку розгляду звернень громадян у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), затвердженого розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 23 червня 2011 року N 1044 (Розпорядження N 1044).

53. Реєстрація вихідних листів здійснюється в автоматизованому або автоматичному режимі за фактом їх підписання.

Автоматизовану реєстрацію РМК електронного вихідного листа, підписаного заступником голови, здійснює відповідальний працівник структурного підрозділу апарату або реєстратор цього структурного підрозділу, обираючи на верхній панелі РМК пропозицію "Зареєструвати", після чого система електронного документообігу автоматично створює РМК вихідного документа, у якій сформовано реєстраційний номер та дату реєстрації вихідного листа.

Під час автоматичної реєстрації після виконання дії "Підписати" система електронного документообігу автоматично присвоює проекту вихідного листа в електронній формі реєстраційний номер та дату реєстрації. Одночасно з накладенням на документ електронного цифрового підпису заступника голови файл конвертується у формат PDF із зазначенням на усіх сторінках документа QR-коду, який містить інформацію про підписувача, та штрих-коду, який містить назву установи, реєстраційний номер та дату реєстрації. Для розміщення QR-коду та штрих-коду нижнє поле бланка має бути встановленого системою електронного документообігу розміру, що відповідає його шаблону.

54. На вихідний лист у паперовій формі реєстратор проставляє дату реєстрації та реєстраційний номер, які було автоматично присвоєно системою електронного документообігу.

Надсилання вихідних листів через систему взаємодії

55. Надсилання вихідних листів незалежно від форми їх створення здійснюється через систему взаємодії відповідно до вимог Інструкції з діловодства (Розпорядження N 1747).

56. Під час надсилання вихідних листів через систему взаємодії потрібно враховувати такі особливості:

із системи електронного документообігу до системи взаємодії завантажуються зареєстровані електронні документи або засвідчені електронні копії документів;

цілісність електронного документа має бути підтверджена електронним цифровим підписом або електронною печаткою;

надсилати електронні документи, підписані електронним цифровим підписом тієї ж посадової особи, яку зазначено в тексті як підписувача;

у разі створення вихідного листа в паперовій формі адресатові надсилати лише його фотокопію, засвідчену електронною печаткою установи або електронним цифровим підписом посадової особи, уповноваженої на виконання таких функцій;

надсилати документи тільки користувачам системи взаємодії;

у разі надсилання документа декільком адресатам проставляти відмітку "Головний" на файлах, які стосуються адресата, та надсилати РМК вихідного листа почергово з відповідними змінами в полі РМК "Назва адресата".

57. Після підписання та реєстрації відповідальний працівник структурного підрозділу апарату або реєстратор перевіряє:

цілісність та справжність накладеного на вихідний лист електронного цифрового підпису підписувача;

заповнення всіх потрібних полів РМК вихідного листа;

наявність відміток "Головний документ" на файлах документів, які потрібно надсилати адресатові;

правильність назв адресатів у блоці "Адресати";

визначення виду доставки "Через СЕВ".

Після перевірки обирає в закладці "Відправити" на верхній панелі РМК вихідного листа пропозицію "Експортувати в систему взаємодії" та у блоці "Погодження" обирає вкладку "На ознайомлення" => ПІБ виконавця, зазначеного на бланку вихідного листа.

58. Відповідальний працівник структурного підрозділу апарату або реєстратор зобов'язаний перевіряти, чи доставлено вихідний лист у систему взаємодії та факт його реєстрації в установі, якій його адресовано, в закладці РМК вихідного листа "Відмітка про отримання".

Якщо в закладці "Відмітка про отримання" РМК вихідного листа не відображаються інформаційні повідомлення про доставлення, реєстрацію або відмову в реєстрації, відповідальний працівник структурного підрозділу апарату або реєстратор у межах компетенції вживає всіх можливих заходів щодо забезпечення одержання адресатом відповідного вихідного листа.

Надсилання вихідних листів у паперовій формі

59. Вихідні листи в паперовій формі, створені за наявності відповідних підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі, надсилаються адресатам відповідно до вимог Інструкції з діловодства з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються кур'єрською, фельд'єгерською службами.

У разі створення вихідного листа в паперовій формі адресатові надсилається лише його фотокопія через систему взаємодії, крім випадку надсилання документів установі чи особі, які не є користувачами системи взаємодії, та документів, визначених пунктом 10 Інструкції з діловодства (Розпорядження N 1747).

60. Якщо адресат не є користувачем системи взаємодії або системи електронного документообігу, відповідальний працівник структурного підрозділу апарату або реєстратор створює паперову копію вихідного листа, вносить надані системою електронного документообігу дату та реєстраційний номер вихідного листа, на місці відтворення власноручного підпису вносить запис "Підписано електронним цифровим підписом", засвідчує копію печаткою установи (без зображення герба) згідно з вимогами Інструкції з діловодства (Розпорядження N 1747) та надсилає адресатові у визначений спосіб.

Якщо вихідний лист зареєстровано автоматично, на паперовій копії, що створюється до нього, візуалізуються QR-код та штрих-код.

Закриття РМК вхідного документа, на який підготовлено вихідний лист

61. З метою якісного опрацювання документів у системі електронного документообігу та формування номенклатурних справ для передачі до електронного архіву всі документи мають бути виконаними та закритими.

Для цього виконавці вхідного документа, зазначені у дереві резолюцій, зобов'язані завершити роботу в системі електронного документообігу, виконавши такі дії:

у блоці "Хід виконання" РМК вхідного документа в резолюції свого безпосереднього керівника в полі свого прізвища внести запис (звіт) про виконання доручення (дату та реєстраційний номер вихідного листа, причину відмови щодо погодження тощо) та обрати пропозицію "Виконати";

безпосередній керівник у разі згоди із запропонованим звітом обирає пропозицію "Підтвердити виконання" або повертає "На доопрацювання", зазначивши причину повернення в закладці "Коментар".

62. Забороняється вносити неконкретні (виконано, враховано, підготовлено проект листа тощо) записи (звіти) про виконання документа, в резолюції до якого встановлено завдання, або не вносити запису (звіту) у блок "Хід виконання" РМК вхідного документа.

63. У відповідному полі РМК вихідного листа зазначається індекс номенклатурної справи, до якої належить документ, з урахуванням того, що вхідний документ та вихідний лист належать до однієї номенклатурної справи.

 

Керівник апарату

Д. Загуменний


 
Copyright © 2006-2019 epicentre.com.ua. All rights reserved.